La cartella sanitaria del lavoratore: cose da sapere

Per ogni lavoratore che, secondo quanto previsto dal D.Lgs. 81/08, necessita di essere sottoposto a sorveglianza sanitaria, deve essere redatta la cosiddetta “Cartella Sanitaria e di Rischio”. Questo importante documento reca le informazioni anagrafiche e sanitarie raccolte dal Medico Competente con preminente interesse per: condizioni di salute attuali e pregresse, esito delle visite mediche precedenti, risultato degli accertamenti integrativi effettuati, rischi ed esposizione concernenti le attività svolte, conclusivo giudizio di idoneità alla mansione espresso dal medico competente, validità ed eventuali limitazioni dell’idoneità.
Un documento contenente questo tipo di informazioni è chiaramente subordinato alle norme relative al trattamento e alla protezione dei dati sensibili; non comporta il consenso del lavoratore in quanto è un atto previsto dalla legge ed è autorizzato periodicamente, in automatico, dall’Autorità garante della privacy. L’accessibilità ai dati è consentita al medico competente e al lavoratore stesso, è preclusa a qualunque altra figura aziendale e perfino al datore di lavoro che deve conservare la cartella senza consultarla.

Compendio delle disposizioni normative

Il medico competente programma ed effettua la sorveglianza sanitaria (D.Lgs. 81/2008, art. 25, comma 1, lettera b).
Il medico competente istituisce, aggiorna e custodisce, sotto la propria responsabilità, una cartella sanitaria e di rischio per ogni lavoratore sottoposto a sorveglianza sanitaria (D.Lgs. 81/2008, art. 25, comma 1, lettera c).
Il medico competente conserva la cartella sanitaria con salvaguardia del segreto professionale presso il luogo di custodia concordato al momento della nomina, salvo il tempo strettamente necessario per l’esecuzione della sorveglianza sanitaria e la trascrizione dei relativi risultati (D.Lgs. 81/2008, art. 25, comma 1, lettera c). Il luogo di custodia può essere sia presso l’azienda, sia presso il medico, purchè stabilito all’atto della nomina.
Il medico competente informa ogni lavoratore interessato dei risultati della sorveglianza sanitaria e, a richiesta dello stesso, gli rilascia copia della documentazione sanitaria (D.Lgs. 81/2008, art. 25, comma 1, lettera h).
Il medico competente, alla cessazione dell’incarico, consegna al datore di lavoro la documentazione sanitaria in suo possesso, nel rispetto delle disposizioni sulla privacy (D.Lgs. 196/2003 – codice in materia di protezione dei dati personali; D.Lgs. 101/2018 – disposizioni per l’adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del regolamento UE; Regolamento UE 2016/679 – GDPR) e con salvaguardia del segreto professionale (D.Lgs. 81/2008, art. 25, comma 1, lettera d).
Il datore di lavoro nei casi di sorveglianza sanitaria deve comunicare tempestivamente al medico competente la cessazione del rapporto di lavoro con il lavoratore (D.Lgs. 81/2008, art. 18, comma 1, lettera g bis).
Il medico competente consegna al lavoratore, quando questi cessa il rapporto di lavoro con l’azienda, copia della cartella sanitaria e di rischio (D.Lgs. 81/2008, art. 25, comma 1, lettera e). Questo accorgimento introdotto dal Testo Unico e alle volte sottovalutato, consente di dare continuità alla cartella sanitaria che potrà in questo modo contenere riferimenti precisi all’intera storia del lavoratore che passa tra impieghi diversi.
Il datore di lavoro, quando il lavoratore cessa il rapporto di lavoro con l’azienda, è tenuto a conservare l’originale della cartella sanitaria e di rischio, nel rispetto della normativa sulla privacy (D.Lgs. 196/2003 – codice in materia di protezione dei dati personali; D.Lgs. 101/2018 – disposizioni per l’adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del regolamento UE; Regolamento UE 2016/679 – GDPR), per almeno 10 anni, salvo il diverso termine previsto da altre disposizioni (D.Lgs. 81/2008, art. 25, comma 1, lettera e). Nelle aziende in cui vi è rischio di esposizione ad agenti cancerogeni o mutageni, in caso di cessazione del rapporto di lavoro o in caso di cessazione di attività dell’azienda, il datore di lavoro consegna all’INAIL, per il tramite del medico competente, la cartella sanitaria e di rischio (D.Lgs. 81/2008, art. 243, commi 4 e 5); le cartelle sanitarie e di rischio sono conservate dall’INAIL fino a 40 anni dalla cessazione di ogni attività che espone ad agenti cancerogeni o mutageni (D.Lgs. 81/2008, art. 243, comma 6).
Il datore di lavoro è chiamato al controllo dell’applicazione delle norme e deve perciò richiedere al medico competente l’osservanza degli obblighi previsti a suo carico (D.Lgs. 81/2008, art. 18, comma 1, lettera g).

Contenuti minimi della cartella sanitaria e di rischio

I requisiti minimi della cartella sanitaria e di rischio sono elencati nell’Allegato 3A (D.Lgs. 81/2008, art. 41, comma 5).

CONTENUTI DELLA CARTELLA SANITARIA E DI RISCHIO (D.Lgs. 81/2008, Allegato 3A):
Anagrafica del lavoratore

Cognome e Nome
Sesso
Luogo di nascita
Data di nascita
Domicilio (Comune, Provincia, indirizzo, recapito telefonico)
Nazionalità
Codice Fiscale

Dati relativi all’azienda

Ragione Sociale o codice conto (nel caso di natanti)
Unità Produttiva sede di lavoro / numero certificato unità navale
Indirizzo Unità produttiva
Attività svolta (riferita a comparto/lavorazione/codice categoria naviglio)

Visita preventiva

Reparto e mansione specifica di destinazione (reparto da non indicare in caso di reparto unico)
Fattori di rischio (specificare quali fattori di rischio, indicando anche, nei casi previsti dalla normativa vigente, i livelli di esposizione individuale)
Anamnesi lavorativa (specificare, con riferimento all’intera storia lavorativa del soggetto, comparti/lavorazioni svolte, relativo periodo e principali rischi riferiti dal lavoratore e tipologia contrattuale)
Anamnesi familiare
Anamnesi fisiologica
Anamnesi patologica remota (indicare sempre tipologia di invalidità lavorativa o civile, malattie professionali riconosciute, tipologia e anno infortuni riferiti dal lavoratore)
Anamnesi patologica prossima (indicare sempre tipologia di invalidità lavorativa o civile, malattie professionali riconosciute, tipologia e anno infortuni riferiti dal lavoratore)
Programma di sorveglianza sanitaria (protocollo sanitario)
Esame obiettivo (con particolare riferimento agli organi bersaglio)
Accertamenti integrativi (elencare gli accertamenti eseguiti riportando in forma sintetica i risultati e allegando alla cartella i relativi referti)
Eventuali provvedimenti del Medico Competente (indicare gli eventuali provvedimenti adottati dal medico competente quali ad esempio 1° certificato di malattia professionale ai sensi dell’art. 53 D.P.R. 1124/65, segnalazione di malattia professionale ex art. 139 D.P.R. 1124/65, lettere al curante, ecc…)
Giudizio di idoneità alla mansione specifica (ai sensi D.Lgs. 81/2008, art. 41, comma 6)
Scadenza visita medica successiva (da indicare solo se diversa da quella riscontrabile dal protocollo sanitario)
Data
Firma del Medico Competente

Visite successive (specificare la tipologia di visita di cui al D.Lgs. 81/2008, art. 41, comma 2)

Reparto e mansione specifica (reparto da non indicare in caso di reparto unico)
Fattori di rischio (se diversi o variati rispetto ai precedenti controlli; specificare quali con riferimento alla valutazione dei rischi, indicando anche, nei casi previsti dalla normativa vigente, i livelli di esposizione individuale)
Raccordo anamnestico
Variazioni del programma di sorveglianza sanitaria
Esame obiettivo (con particolare riferimento agli organi bersaglio)
Accertamenti integrativi (elencare gli accertamenti eseguiti riportando in forma sintetica i risultati e allegando alla cartella i relativi referti)
Eventuali provvedimenti del Medico Competente (indicare gli eventuali provvedimenti adottati dal medico competente quali ad esempio 1° certificato di malattia professionale ai sensi dell’art. 53 D.P.R. 1124/65, segnalazione di malattia professionale ex art. 139 D.P.R. 1124/65, lettere al curante, ecc…)
Giudizio di idoneità alla mansione specifica (ai sensi D.Lgs. 81/2008, art. 41, comma 6)
Scadenza visita medica successiva (da indicare solo se diversa da quella riscontrabile dal protocollo sanitario)
Data
Firma del Medico Competente

NOTE: le pagine della cartella sanitaria e di rischio devono essere numerate in ordine progressivo (D.Lgs. 81/2008, Allegato 3A).

Cartella sanitaria: supporto cartaceo o informatizzato

La cartella è predisposta su formato cartaceo o informatizzato, secondo quanto previsto dall’articolo 53 (D.Lgs. 81/2008, art. 41, comma 5).
La cartella, sia su supporto cartaceo che informatico, deve essere custodita nel rispetto della normativa relativa al trattamento e alla protezione dei dati personali di cui al D.Lgs. 196/2003; D.Lgs. 101/2018; Regolamento UE 2016/679 – GDPR (D.Lgs. 81/2008, art. 53, comma 4).
L’impiego di sistemi informatizzati è consentito per la memorizzazione di qualunque tipo di documentazione prevista dal D.Lgs. 81/2008 (D.Lgs. 81/2008, art. 53, comma 1).
Le modalità di memorizzazione dei dati e di accesso al sistema di gestione devono essere tali da assicurare che: l’accesso alle funzioni del sistema sia consentito solo ai soggetti a ciò espressamente abilitati dal datore di lavoro; la validazione delle informazioni inserite sia consentito solo alle persone responsabili, in funzione della natura dei dati; tali persone devono essere univocamente identificabili mediante la memorizzazione di codice identificativo autogenerato dalle stesse; le eventuali informazioni di modifica siano solo aggiuntive a quelle già memorizzate; sia possibile riprodurre su supporti a stampa le informazioni contenute nei supporti di memoria; le informazioni siano conservate almeno su due distinti supporti informatici di memoria e siano implementati programmi di protezione e di controllo del sistema da codici virali; sia redatta, dall’esercente del sistema, una procedura in cui siano descritte le operazioni per la gestione del sistema medesimo ad esclusione del codice di accesso (D.Lgs. 81/2008, art. 53, comma 2, lettere a, b, c, d, e, f, g).
Interpello n. 4/2019 del 11/07/2019 – Tenuta della documentazione sanitaria su supporto informatico. La Commissione interpelli, interrogata circa l’opportunità di precludere all’amministratore di sistema l’accesso ai dati sanitari informatizzati, risponde: [..] è consentito l’impiego di sistemi di elaborazione automatica dei dati per la memorizzazione di qualunque tipo di documentazione prevista dal D.Lgs.81/2008. Per quanto concerne la custodia dei dati relativi alle cartelle sanitarie e di rischio inserite su un data base aziendale, sarà necessario adottare soluzioni concordate tra datore di lavoro e medico competente che, nel rispetto del segreto professionale e della tutela della privacy, garantiscano l’accessibilità ai suddetti dati soltanto al medico competente e non permettano né al datore di lavoro né all’amministratore di sistema di potervi accedere.
Si ricordi che le indicazioni pervenute mediante interpello costituiscono criteri interpretativi e direttivi per l’esercizio delle attività di vigilanza (D.Lgs.81/08, art.12 commi 1, 2, 3).